W tym rozdziale:
Czy wiesz, że Twoja firma to zbiór procesów, układających się w cały system? Nawet jeżeli ich nie określałeś, udokumentowałeś, jako ludzie dążymy do powtarzalności. Tak po prostu działamy. Nie mniej jednak każdy z nas w nieco inny sposób podchodzi do procesów i do wykonania danych czynności.
Nasze uwarunkowania, wychowanie, edukacja mają duży wpływ na to jak pracujemy. Niektórzy są bardziej usystematyzowani, analityczni inni zaś uwielbiają chaos i kreacje. Nie ma w tym nic złego, ale do funkcjonowania sprawnej firmy, działu, potrzebujesz SOLIDNYCH procesów.
Dzisiaj przeczytasz o tym dlaczego warto o nie zadbać, jakie da Ci to korzyści natychmiast i przede wszystkim w przyszłości.
"If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what you're doing."
To słowa Edwardsa Deminga. Wizjonera, inżyniera, który postawił na nogi japońską gospodarkę po II wojnie światowej. Co ciekawe, metody pracy Deminga przekształcone w Toyota Production System z powodzeniem wykorzystywane są do dziś w największych firmach przemysłowych. Jednym z ich fundamentów jest właśnie stworzenie procesów i systemów (podejście procesowe).
Czym jest proces, czym system? Potocznie te stwierdzenia przyjmują różne pojęcia. Dlatego określimy, na potrzeby tego rozdziału, proste definicji.
Proces — to zbiór kolejnych powiązanych ze sobą czynności, których zrealizowanie daje nam oczekiwany rezultat. Procesy występują na różnych poziomach firmy. Procesem jest drukowanie faktury, podobnie jak procesem jest budowanie strategii firmy na 5 lat do przodu. W zasadzie każda czynność w firmie powinna dać się rozpisać w formie procesu.
System — system to schemat, zasady oddziaływania procesów pomiędzy sobą. Procesy w organizacji nie są niezależnymi tworami. Często wejście lub wyjście z procesu powiązane jest z kolejnymi procesami. W trakcie danego procesu możesz korzystać z procesów pomocniczych. System definiuje te zależności i interakcje.
Definiowanie procesów w organizacji daję dużą przewagę. Pisząc dość przyziemnie, po spisaniu procesu zaczynasz dostrzegać czy to, co robimy ma w ogóle sens z punktu widzenia celu, który chcemy osiągnąć.
W dynamicznie rozwijających się firmach lub przy wielu zmianach w firmie często cel uświęca środki. Wykonywane czynności nie zawsze są optymalne, ale przynoszą oczekiwany rezultat.
Całkowicie to rozumiem, wszystko zależy od danego kontekstu. Niestety często jest tak, że gdy raz nam się udało coś zrobić, to wykonujemy to drugi, trzeci i czwarty. Bez zastanowienia czy można inaczej, szybciej lepiej.
Dlatego spisany proces w nowej organizacji to przede wszystkim punkt wyjścia do optymalizacji i doskonalenia.