⚠️ Poniżej znajduje się bezpłatna część naszego e-booka “Automatyzacja dla Każdego”.

Spis treści: - Rozdział 1: Wprowadzenie (BEZPŁATNY)

Większość osób, z którymi rozmawiam, zetknęło się z pojęciem automatyzacji. Ich rozumienie tego tematu jest jednak inne od tego, co chcę przedstawić. Dlatego uważam, że bardzo ważne jest, abyś na początku miał świadomość tego, jak z mojego punktu widzenia wygląda ewolucja automatyzacji oraz jak rozumiem to pojęcie.

Dla mnie automatyzacja to wykorzystanie dostępnych narzędzi po to, aby w możliwie jak największym stopniu ograniczyć udział człowieka w różnych obszarach internetowych projektów. Należą do nich m.in.: sprzedaż, obsługa klienta, księgowość czy marketing.

Pokażę Ci moje podejście i zestaw technik, z których korzystam na co dzień po to, aby moja praca była prostsza, szybsza i nie angażowała mnie tam, gdzie nie jest to konieczne.

Na automatyzację składa się dla mnie na ogół w uproszczeniu kilka prostych kroków:

  1. Szczegółowe rozpisanie procesu.
  2. Próba uproszczenia/ulepszenia procesu.
  3. Automatyzowanie wszystkiego, co się da.
  4. Nadzór, naprawianie błędów i eksperymenty.

Za przykład niech posłuży tu obsługa zwrotów, gdzie musimy wystawić korektę faktury, otrzymać potwierdzenie od klienta, przeprocesować zwrot i zaksięgować.

Ta pozornie prosta operacja, jak się okazuje, angażuje w większych firmach nawet kilka etatów. Polskie linie lotnicze LOT ostatnio procesowały mój zwrot za bilet za odwołany lot przez... 7 miesięcy.

Jednak to jeszcze nic, zmiana danych firmy na fakturze w usłudze Microsoft Azure zajęła mi niemal rok i wymagała wymiany aż 151 maili(!). W trakcie, gdy wątek był otwarty, jedna z osób z obsługi klienta zdążyła zajść w ciążę, urodzić i przejść na urlop macierzyński.

W Vimeo podobny proces ciągle trwa. Wiadomości nie jestem w stanie zliczyć, a w wymianę informacji jest obecnie zaangażowanych 14 osób po stronie Vimeo – w tym 4 managerów, osoby z działu prawnego, accounci i kilku innych.

Możesz powiedzieć, że to procedury dużych korporacji. Tymczasem w mniejszych firmach, mimo że proces może trwać krócej, najczęściej nic nie jest opisane i każdy przypadek jest rozpatrywany osobno. Szczytem marzeń są odpowiedzi z szablonu, które trochę przyspieszają pracę.

Tymczasem wszystkie powtarzalne zadania można wydelegować do robotów i zautomatyzować powyższe – praktycznie w całości. Nawet jeśli proces jest złożony i wymaga wymiany potwierdzeń. Z jednej strony, to ogromna oszczędność czasu i pieniędzy dla firm, w których godziny są przepalane na nudne i powtarzalne zadania. Z drugiej, ogromna szansa na stworzenie solidnej przewagi konkurencyjnej, lub nawet konkurowanie z dużo większymi firmami, przez te mniejsze.

Kolejną ogromną korzyścią automatyzowania nudnych, monotonnych czynności, jest uwolnienie potencjału ludzi, którzy mogą być dużo bardziej kreatywni i zadowoleni ze swojej pracy.

Przez lata panowało przekonanie (i mało kto do dziś uważa inaczej), że automatyzowanie wymaga specjalistycznej wiedzy i zastępów programistów. Rzeczywiście, do tej pory optymalizacją procesów zajmowały się głównie większe firmy, które zatrudniały specjalistów od RPA (Robotic Process Automation), czyli osoby, które najpierw przez 3 miesiące rozpoznawały jakiś proces, następnie przez kilka kolejnych produkowały dedykowane oprogramowanie, by później utrzymywać je w nieskończoność. Można powiedzieć, że automatyzacja była dostępna wyłącznie dla największych i najbogatszych.

Prawdopodobnie najbardziej rewolucyjną zmianą, która zaszła w tym zakresie, jest ewolucja narzędzi, które wspomagają automatyzowanie a w konsekwencji - demokratyzacja tych technik.

Dziś dosłownie każdy jest w stanie automatyzować a co najważniejsze - dojście do naprawdę zaawansowanego poziomu nie wymaga żadnej wiedzy programistycznej. Co więcej, narzędzia wspierające automatyzacje są tanie, co także gwarantuje szeroki dostęp do technologii.

Kto może skorzystać z automatyzacji?

Można odnieść wrażenie, że każdy. I rzeczywiście, tak jest. Największy potencjał automatyzacja w tym kontekście ma oczywiście w internetowych biznesach i projektach, ale przykłady możemy zakroić dość szeroko: